Whistleblowing

Internt rapporteringssystem til indberetning af ulovlig adfærd

I overensstemmelse med lov nr. 171/2023 Coll. om beskyttelse af whistleblowere har virksomheden Canna b2b s.r.o. (herefter benævnt den »forpligtede enhed«) implementeret et internt system til indberetning af ulovlig adfærd (herefter benævnt det »interne rapporteringssystem«). Dette system er beregnet til medarbejdere og andre personer, der i forbindelse med deres arbejde eller lignende aktiviteter har fået kendskab til ulovlig adfærd, der udgør en strafbar handling eller en forseelse, der kan straffes med en bøde på mindst 100.000 CZK i henhold til loven. En sådan adfærd er i strid med lovgivningen i Den Tjekkiske Republik eller EU-lovgivningen (især direktiv (EU) 2019/1937).

Anmeldelser kan indgives af:

• en medarbejder i den forpligtede enhed
• en person, der udfører andre lignende aktiviteter for den forpligtede enhed i henhold til § 2, stk. 3, litra a), b), h) eller i), i lov nr. 171/2023

Den forpligtede enhed afviser at modtage indberetninger fra personer, der ikke udfører arbejde eller andre lignende aktiviteter for den i henhold til § 2, stk. 3, litra a), b), h) eller i), i lov nr. 171/2023.

Procedure for indgivelse af indberetninger

Den forpligtede enhed tillader, at indberetninger indgives på følgende måder:

1. Skriftligt – ved at sende en skriftlig rapport til den forpligtede enheds adresse mærket »Må ikke åbnes – fortroligt (whistleblower)«.
2. Via e-mail – ved at sende rapporten til e-mailadressen: [email protected].
3. Mundtligt – over for den relevante person, som registrerer rapporten i en logbog.

Den relevante person er Tereza Malá.

Ud over det interne rapporteringssystem har whistlebloweren ret til at indsende en rapport via Tjekkiets justitsministerium. Denne mulighed kan benyttes på den officielle platform:https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni

Beskyttelse af whistleblowere og fortrolighed

• Anmeldelsen skal indeholde oplysninger, der gør det muligt at identificere whistlebloweren. Anonyme anmeldelser behandles ikke – i henhold til § 2, stk. 2, i lov nr. 171/2023 er den forpligtede enhed ikke forpligtet til at modtage eller behandle anonyme anmeldelser (med de undtagelser, der er angivet i loven).
• Den forpligtede enhed er forpligtet til at bevare fortroligheden om whistleblowerens identitet og indholdet af anmeldelsen – kun autoriserede personer har adgang til disse oplysninger.
• Whistlebloweren er beskyttet mod enhver form for repressalier (f.eks. afskedigelse, forringelse af arbejdsforhold) for at have indgivet en rapport i god tro.

Den forpligtede enhed har udstedt interne retningslinjer, der detaljeret regulerer beskyttelsen af whistleblowere, herunder den nøjagtige procedure for indberetning og behandling af rapporter. I tilfælde af usikkerhed om proceduren gælder reglerne i disse interne retningslinjer.

Behandling af rapporter og misbrug

• Den forpligtede enhed skal evaluere rapporten og træffe beslutning om yderligere foranstaltninger senest 30 dage efter modtagelsen.
• I tilfælde af mere komplekse rapporter kan denne frist forlænges til 60 dage – whistlebloweren skal underrettes om forlængelsen.
• Efter undersøgelsen af rapporten underrettes whistlebloweren om resultatet og eventuelle foranstaltninger, der er truffet.
• Indgivelse af en bevidst falsk indberetning kan betragtes som misbrug af retsbeskyttelse og kan medføre disciplinærsager eller andre retslige skridt.
• Den forpligtede enhed forbeholder sig ret til at træffe foranstaltninger til beskyttelse af sine rettigheder i tilfælde af en bevidst falsk indberetning.